Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Uusi EU:n tietosuoja-asetus astuu voimaan 25.5.2018. Tietosuoja-asetus koskee kaikkia tahoja, jotka keräävät henkilöiden tietoja ja käsittelevät niitä eli myös Härmän Siskot ry:tä. Tämän tietosuoja-asetuksen lisäksi seuraa sitoo yhdistyslain vaatimus jäsenrekisterin ylläpitämisestä.

Tässä tietosuojaselosteessa tietoa siitä, miten Härmän Siskot kerää ja käsittelee henkilöiden tietoja.

Seurassamme on käytössä sähköinen jäsenrekisterijärjestelmä Hoika.

Rekisterinpitäjänä toimii Härmän Siskot ry. Yhteyshenkilönä toimii seuran rahastonhoitaja (laskutus.harmansiskot[at]gmail.com). Hänen lisäkseen seuran johtokunnan jäsenistä kolmella on oikeudet nähdä jäsenrekisterin kaikki tiedot ja käsitellä niitä. Muilla henkilöillä ei ole oikeutta nähdä tai käsitellä kuin omia tai alikäyttäjiensä (yleensä lastensa) tietoja.

Jokainen jäsen käyttää rekisteriä internetselaimella omilla tunnuksillaan. Jäsen vastaa omien tunnustensa salassa pysymisestä ja salasanan vaihtamisesta. Jäsen pääsee milloin tahansa näkemään kaikki hänestä ja alijäsenistään tallennetut tiedot jäsenrekisteristä itse kirjautumalla jäsenrekisteriin. Jäsen syöttää ja muuttaa tietojaan itse, lisäksi yllämainituilla 4 seuran johtokunnan jäsenellä on luku- ja muokkausoikeudet kaikkien jäsenien tietoihin. Jos jäsen haluaa tietonsa poistettavaksi, hän pyytää sitä johtokunnan henkilöiltä (yhteystiedot täällä). Ryhmiin voi kuitenkin osallistua vain jäsenrekisteristä löytyvät henkilöt (vrt. yhdistyslaki).

Tietoja kerätään ja käsitellään jumpparyhmiin ilmoittautumisen sekä laskutuksen yhteydessä. Jatkossa ilmoittautumisen yhteydessä rekisteri tulee kysymään tietojen antajalta luvan tietojen tallentamiseen. Ellei lupaa tietojen tallentamiseen anna, ei ilmoittautumista voi tehdä ja siten ei voi osallistua seuran toimintaan.

Jäsenrekisteri sisältää seuraavat tiedot henkilöistä:

Etunimet*

Sukunimi*

Syntymäaika*

Sukupuoli

Sähköposti

Katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, kotipaikkakunta

Matkapuhelin, toissijainen puhelin

Lupakysymykset Kyllä/Ei:

Saako svoli lähettää sähköpostia

Suoramarkkinointi sallittu

Huoltajan nimi ja puhelinnumero (alaikäisellä)

Kuvaa saa käyttää seuran julkaisuissa.*

* merkityt ovat pakollisia täytettäviä

Lisäksi jäsenrekisterissä on tieto ryhmistä joihin henkilö osallistuu kuluvana kautena ja joihin hän on osallistunut aiempina kausina.

Jäsenrekisterissä on myös tieto henkilön laskuista ja niiden tilasta.

Jäsenrekisteri sisältää lisäksi kilpavoimistelijoiden lisenssitiedot. Tätä tietoa käyttää Voimisteluliitto jäsenrekisteristä suoraan.

Seuran tiedottamisessa käytetään jäsenrekisterin ryhmäkohtaista sähköpostilähetystä. Tämän voivat tehdä vain yllämainitut 4 henkilöä.

Ohjaajat ja valmentajat käyttävät tiedottamiseen Whatsapp-sovellusta, johon ohjaaja luo keskusteluryhmän kunkin jumpparyhmän jumpparien vanhempien puhelinnumeroilla, kisapuolella lisäksi yhteinen kaikkien joukkueiden vanhempien ryhmä. Näin muiden jumpparien vanhempien tiedot näkyvät ryhmässä muille kyseisen ryhmän vanhemmille eli samassa Whatsapp-ryhmässä oleville. Halutessaan tämän voi kieltää ja ohjaaja poistaa halutun numeron Whatsapp-ryhmässä. Tällöin on kuitenkin huomioitava, että ensisijainen jumpparyhmien sisäinen tiedotuskanava on Whatsapp-ryhmä.

Jäsenrekisteristä koostetaan paperille excel-lista ryhmittäin, jossa on kunkin ryhmän jumppareiden nimet ja heidän vanhempiensa puhelinnumerot. Tämä ryhmän osallistujaluettelo tallennetaan jumppapaikalla kansiossa. Tähän listaan merkitään harrasteryhmissä myös jumppaan osallistuminen kerroittain. Tämä lista on tarpeellinen jumpan toiminnan sekä turvallisuuden kannalta. Nämä kausittaiset osallistujalistat tuhotaan kauden päätyttyä.

Jäsenrekisterin tietoja ei siirretä EU tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Jäsenrekisterin teknisestä tietojenkäsittelystä, suojauksesta ja toiminnasta vastaa Hoika.

Johtokunnan jäsenten nimet ja puhelinnumerot ovat esillä seuran nettisivuilla.

Voimisteluliiton sivuilla lisää aiheesta: https://www.voimistelu.fi/fi/Seurat/Seuratoiminta/Tietosuoja-asetus-GDPR

Tietosuojavaltuteetun sivuilla lisää aiheesta: https://tietosuoja.fi/fi/organisaatiot